Khi soạn thảo văn bản trong Word, đa số người dùng chỉ bấm phím Shift khi cần gõ chữ in hoa trong trường hợp không bấm phím Caps Lock. Thật ra, nếu khéo sử dụng phím Shift, người dùng sẽ giảm được nhiều thời gian trong việc định dạng và xử lý văn bản.

Nếu giữ 2 phím Shift + F1 trong bất kỳ chỗ nào trên văn bản, người dùng sẽ mở được khung cửa sổ Reveal Formatting chứa đầy đủ các tính năng xem hoặc sửa các định dạng về font (kiểu font chữ, cỡ font chữ, mầu sắc font chữ), đoạn văn bản, canh lề văn bản, lề văn bản, kích thước trang soạn thảo… Khung cửa sổ này sẽ nằm dọc theo văn bản, do vậy khi không cần dùng đến, người dùng có thể bấm nút Close (dấu X) để đóng nó, lấy lại vùng thông thoáng cho màn hình soạn thảo văn bản.

 

Phím Shift - Ảnh minh họa

Khi cần chuyển đổi một chữ đầu từ thành chữ in hoa hoặc nguyên từ thành chữ in hoa hoặc thường, người dùng bấm chuột để đặt con trỏ soạn thảo văn bản vào trước từ cần thực hiện và bấm 2 phím Shift + F3 nhiều lần. Lần thứ nhất, chữ đầu tiên của từ sẽ chuyển sang chữ in hoa; lần thứ hai, cả từ chuyển thành chữ in hoa hoặc thường; lần thứ ba, cả từ trở về nguyên định dạng trước thực hiện. Tuy nhiên, nếu người dùng soạn thảo bằng font Unicode (như Arial, Times New Roman…) thì việc chuyển đổi nguyên từ sang chữ in hoa hoặc thường sẽ không đúng. Thay vì làm cho từng từ một, người dùng có thể quét chọn nguyên câu hoặc cả đoạn rồi bấm nhiều lần phím Shift + F3 để được định dạng cần dùng.

Đối với trường hợp chỉ cần chuyển đổi giữa chữ in hoa và chữ thường, người dùng quét chọn đoạn văn bản cần thực hiện rồi bấm 3 phím Ctrl + Shift + A. Đặc biệt hơn, nếu người dùng muốn đổi chữ thường sang chữ in hoa cỡ nhỏ, người dùng bấm 3 phím Ctrl + Shift + K.

Nếu người dùng đã biết cách bấm 2 phím Ctrl + ] để tăng hoặc Ctrl + [ để giảm nhanh kích thước font lên, xuống 1pt mà không phải bấm chọn nhiều lần để được kích thước font phù hợp. Nếu muốn kích thước font tăng nhanh hơn, người dùng bấm 3 phím Ctrl + Shift + > để tăng hoặc Ctrl + Shift + < để giảm; sau mỗi lần bấm, kích thước font tăng lên 2 pt.

Khi cần tìm một từ trong văn bản, người dùng bấm phím Shift + F4 hoặc bấm Ctrl + F rồi gõ từ cần tìm vào ô trống của cửa sổ hiện ra. Đối với trường hợp cần thay thế từ, người dùng cũng bấm phím Shift + F4 rồi chọn thẻ Replace trong cửa sổ hiện ra rồi nhập từ cần tìm và từ thay thế vào 2 ô trống trong cửa sổ giao diện.

Khi chỉnh sửa văn bản, nếu lỡ bấm chuột sang vị trí khác làm con trỏ soạn thảo di chuyển sang nơi khác, người dùng thường mất thời gian để tìm lại vị trí đang chỉnh sửa. Lúc gặp phải trường hợp này, người dùng hãy bấm 2 phím Shift + F5 nhiều lần để tìm thấy ba vị trí sau cùng của con trỏ soạn thảo.

Nếu đang soạn thảo văn bản bằng tiếng Anh nhưng không nhớ chính xác từ vừa gõ, người dùng hãy nhấp chuột vào từ nghi ngờ và bấm 2 phím Shift + F7 rồi tra trong từ điển của cửa sổ hiện ra.

Cuối cùng để chọn (bôi đen) nguyên vùng văn bản nằm phía trên con trỏ soạn thảo, người dùng có thể bấm phím Shift + PageUp; tương tự, khi bấm Shift + PageDown, toàn bộ vùng văn bản dưới con trỏ soạn thảo sẽ được chọn. Ngoài ra, người dùng có thể bấm 2 phím Shift + Home để bôi đen các từ trong hàng từ vị trí con trỏ soạn thảo đang đứng trở về đầu hàng, hoặc bấm Shift + End để chọn các từ sau con trỏ đến cuối hàng.

donghalcit