Trong lúc in, ta thường gặp một số lỗi đơn giản như tài liệu in ra bị đốm mực, thứ tự trang in bị ngược, lề bản in không đúng với bản trên máy tính... Những cách sau sẽ giúp vận hành máy in bình thường.

1. Trật tự trang in bị ngược
- Triệu chứng: Trong lúc đợi bản in đầu tiên được in ra, bạn chợt nhận thấy rằng trang cuối cùng ra trước và trang đầu tiên lại ra sau cùng. Thực ra, chuyện này không hề ảnh hưởng đến chất lượng in, nhưng sẽ khiến cho bạn phải tốn công sắp xếp lại trật tự các trang.
- Chẩn đoán: Thiết lập máy in bị sai do “bấm nhầm” hoặc lỗi trình điều khiển, hệ điều hành làm phát sinh lỗi này. Dân kỹ thuật gọi hiện tượng này là lỗi Front to Back.
- Khắc phục:
+ Đối với Windows XP: vào menu Start Settings Printers and Faxes, nhấn phải chuột vào biểu tượng máy in đang lỗi và chọn Properties. Trong thẻ General, nhấn nút Printing Preferences. Tiếp tục, tại mục mục Page Order của thẻ Layout, chọn lại thành Front to Back Apply OK.

+ Với Windows Vista/7: vào Start Control Panel Hardware and Sound Devices and Printer chọn tên máy in bị lỗi. Sau đó, nhấn chọn Display Printer Properties và thiết lập tương tự như trên Windows XP.

2. Canh lề và ngắt dòng của bản in không đúng với văn bản gốc trên máy
- Triệu chứng: Các lề của trang giấy sau khi in bị hẹp, đôi khi mất chữ hoặc thừa quá nhiều. Điều này làm mất tính thẩm mỹ của trang in.
- Chẩn đoán: Do chưa thiết lập lại cỡ giấy in chính xác cho văn bản. Chẳng hạn, văn bản dạng Letter (21,59 x 27,94 cm) nhưng lại in trên khổ A4 hay ngược lại.

- Khắc phục: Trong trường hợp này, từ chương trình của bộ Office 2003, vào File Page Setup (hoặc vào thẻ Page Layout nhấn nút mũi tên ở góc phải để vào Page Setup – đối với bộ Office 2007/2010). Tiếp tục, nhấn thẻ Paper trong hộp thoại Page Setup và sau đó xem trong mục Paper Size để biết loại giấy chương trình sẽ dùng để in tài liệu. Nếu thấy mục Paper Size là A4 - 21x29.7 cm thì đây là một khổ giấy tiêu chuẩn. Nếu không chọn lại khổ giấy trong hộp thoại Page Setup và thực hiện các bước sau đây để giải quyết vấn đề này:

+ Đối với Office 2003: vào Tools Options  để mở hộp thoại tùy chọn vào thẻ Print đánh dấu vào tùy chọn Allow A4/Letter Paper Resizing nhấn OK.

+ Đối với Office 2007/2010: nhấn vào Office Bun Word Options chọn thẻ Advanced kéo xuống mục Print đánh dấu trước tùy chọn Scale content for A4 or 8.5 x11” paper sizes OK.

+ Tiến hành in tài liệu bình thường.
Chú ý: Phải thiết lập cỡ giấy in trong chương trình soạn thảo trùng với cỡ giấy đang dùng của máy in để có bản in đẹp nhất.

3. Không thể in được và liên tục báo lỗi
- Triệu chứng: Khi in, máy báo lỗi lệnh in không thực hiện được “This document failed to print”.

- Chuẩn đoán: Rất có thể chưa bật máy in hoặc chưa cắm điện nguồn, hoặc chưa được quyền in trong mạng nội bộ.
- Khắc phục: Với máy in cục bộ, phải kiểm tra để xem dây nguồn của máy in đã được cắm vào ổ điện, máy in đã được bật và nối với máy tính thành công hay chưa. Còn đối với máy in trong mạng, bạn cần kiểm tra thêm dây cáp kết nối giữa máy tính và máy in, và đặc biệt cần xem xét lại quyền sử dụng máy in mạng có thiết lập dành cho mình hay không. Dùng phép loại trừ các trường hợp nêu trên để có cách khắc phục đúng.

4. Xuất hiện các đốm mực trên tài liệu được in ra
Đây là trường hợp khá phổ biến do người dùng máy in bảo quản giấy không đúng cách. Chính điều này đã dẫn đến giấy bị ẩm khi in, hay sử dụng giấy in kém chất lượng. Bên cạnh đó yếu tố về chất lượng mực in đang sử dụng cũng cần xem xét lại. Hướng giải quyết cho trường hợp này cũng khá đơn giản, bạn cần mang máy ra dịch vụ để họ làm vệ sinh cho thiết bị đầu in và thay thế giấy in có chất lượng hơn.

5. Không thể in các đường viền trang
Đa số các máy in không thể in text hay hình ảnh nằm quá gần mép của trang. Theo mặc định, các đường viền nằm gần mép của trang, đây là lý do tại sao máy in không thể xử lý chúng. Cách giải quyết sự cố này như sau:

+ Chọn Format Borders and Shading chuyển qua thẻ Page Boder nhấn nút Options để mở hộp thoại Borders and Shading Options.

+ Bên dưới Margin, nhập các kích cỡ (tính theo điểm ảnh) lớn hơn vào các hộp Top, Bom, Left và Right để di chuyển các đường viền hơi ra xa khỏi mép của trang. Nếu muốn đường viền trang ôm sát đoạn văn bản thì trong mục Measure from, chọn Text /OK/OK.

+ Đối với Office 2007: qua thẻ Page Layout Page Boder Options thiết lập như trên phiên bản Office 2003.

6. Văn bản in thiếu hình ảnh
- Triệu chứng: Văn bản in ra mặc dù text hiện đầy đủ nhưng hình ảnh lại biến mất, thay vào đó là các vùng trắng trống trơn.
- Chẩn đoán: Có thể máy tính đang dùng bị thiếu bộ nhớ (Low Memory).
- Khắc phục: Thực hiện trình tự các bước sau:
Thử tắt máy, khởi động lại máy tính và in lại. Nếu vẫn không khắc phục được, hãy kiểm tra những khả năng dưới đây :
+ Trong Word 2003: chọn File Print nhấn nút Options trong hộp thoại Print. Từ cửa sổ Print thứ hai, nhấn dấu chọn trước Drawing Object OK. Cũng tại đây, hãy đánh dấu vào hộp kiểm Draft Output để yêu cầu Word in các tài liệu với ít định dạng (format) hơn. Tùy chọn này dùng để làm việc với các tài liệu trong giai đoạn sửa bản in.
+ Đối với Word 2007: vào Office Bun  Word Options chọn thẻ Display đánh dấu trước tùy chọn Print drawings created in Word.

7. Header và Footer xuất hiện không chính xác hoặc thiếu
Nếu header và footer của văn bản không nằm vừa trên trang, không có đủ chỗ trống trong lề dành cho header hay footer hoặc chúng nằm trong phần không in ra của trang.

Để tạo nhiều chỗ trống hơn cho các header và footer, hãy chọn File Page Setup chọn thẻ Margin trong hộp thoại Page Setup và phóng to lề trên và lề dưới. Tiếp đó, qua thẻ Layout và tăng khoảng cách From Edge để header và footer không bị đẩy vào phần không in của trang.

Lưu ý: Để sử dụng máy in được hiệu quả, nên chọn mua chủng loại giấy in theo đúng yêu cầu của sách hướng dẫn đi kèm, không nên mua những giấy in kém chất lượng như quá mỏng có thể dẫn đến trường hợp kẹt giấy, và không để giấy in trong môi trường ẩm ướt vì có thể dẫn đến hiện tượng dính các đốm mực trên giấy.

Ngoài ra, việc thường xuyên cập nhật trình điều khiển (driver) cho máy in từ website của nhà sản xuất để cải thiện hoạt động của máy in như sửa lỗi các sự cố in ấn trong máy và có thêm nhiều tính năng mới. Cuối cùng, nên dành thời gian vệ sinh máy in hàng tuần, không để bụi bẩn bám vào máy in hay giấy vụn sót lại trong máy vì sẽ dẫn đến hiện tượng kẹt giấy, và nhất là phải giữ cho đầu in (printhead) luôn được sạch.

Đông Hà